Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)
Als der Buchführungspflicht unterliegender gewerblicher Unternehmer sind Sie regelmäßig mit dem Kürzel "GoBD" konfrontiert. Die Buchstaben stehen für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden zuletzt in 2019 umfassend reformiert. Ich willIhnen nachfolgend die wesentlichen Neuerungen aber auch die Grundlagen der GoBD darlegen.
Nutzung von Cloud Systemen
Das Bundesfinanzministerium hat im zuletzt verfassten Schreiben zu den GoBD (vom November 2019) insbesondere der zunehmenden Globalisierung und Digitalisierung Rechnung getragen. U. a. wurde die Nutzung von Cloud Systemen (als SaaS, Software as a Service) einer ordnungsgemäßen Datenspeicherung - wie der Datenspeicherung "vor Ort" (On Premise) – gleichgesetzt. Für Sie kommt es nach dem neuen Schreiben künftig nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.
Des Weiteren stellte die Finanzverwaltung die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanverfahren gleich. Sie können künftig auch Smartphones, sonstige Multifunktionsgeräte oder Scan-Straßen verwenden. Eine wesentliche Erleichterung für Sie als Unternehmer dürfte aber folgende Neuregelung darstellen: Konvertieren Sie Datensätze in ein unternehmensspezifisches Format, müssen Sie künftig nicht länger die ursprünglichen Datensätze neben den konvertierten Datensätzen vorhalten. Dies gilt allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen. So dürfen Sie keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vornehmen.
Allgemeine Anforderungen
Als Unternehmer müssen Sie immer mit dem Besuch eines Betriebsprüfers ohne vorherige Ankündigung oder einer Prüfungsanordnung zur Kassennachschau rechnen. Ich will/Wir wollen Ihnen daher die wesentlichen Punkte aus den GoBD-Grundsätzen erörtern.
Nach den GoBD muss die elektronische Buchführung
- nachvollziehbar,
- nachprüfbar,
- zutreffend,
- klar,
- zeitnah,
- fortlaufend und
- unveränderbar
sein. Es bedarf bei der elektronischen Buchführung der lückenlosen Dokumentierung eines jeden Geschäftsfalls. Jeder Geschäftsfall ist dabei ausreichend zu bezeichnen. Diese Grundsätze sind Ihnen sicherlich bekannt. Beachten Sie bitte dennoch jeden Punkt sorgfältig und sprechen Sie mich im Zweifelsfall an.
Besondere Anforderungen an elektronische Belege
Klassische Belege in Papierform liegen oftmals nicht mehr vor. Es wird daher nicht beanstandet, wenn die Vorschriften des autorisierten Anwendungsverfahrens angewendet worden sind und alle Buchungen tatsächlich durchgeführt wurden. Letzteres – aus meiner/unserer Sicht begrüßenswert – ist insbesondere für monatlich wiederkehrende Dauersachverhalte maßgeblich, etwa bei der Verbuchung von Abschreibungen.
Besondere Sorgfalt sollten Sie auch der erforderlichen Verfahrensdokumentation zuwenden. Darin müssen Sie alle Prozesse der Abwicklung der elektronischen Buchführung darstellen, angefangen vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung und Aufbewahrung. Eine den GoBD konforme Dokumentation muss u. a. eine allgemeine Beschreibung sowie eine System- und Betriebsdokumentation umfassen.
Pflichtangaben in Buchungsbelegen
Besonders sorgfältig sollten Sie folgende Pflichtangaben auf jedem Buchungsbeleg beachten:
- Eindeutige Belegnummer
- Angaben über Belegaussteller und Belegempfänger
- Angaben über den Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt
Außerdem wird eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls verlangt. Und es sind ein Belegdatum sowie der verantwortliche Aussteller zu nennen (z. B. der Bediener der Kasse). Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
Internes Kontrollsystem
Zu den wesentlichen Punkten der GoBD zählt die Einrichtung eines internen Kontrollsystems. Dabei muss ein solches nicht bloß eingerichtet, sondern auch ausreichend protokolliert werden.
Unveränderbarkeit der Daten und Datensicherheit
Das Gebot der Unveränderbarkeit von Buchführungsdaten ist gesetzlich verankert und Ihnen bereits bekannt. Das Gebot bedeutet, dass Sie Ihre Buchungsdaten nicht in der Form abändern dürfen, dass die ursprünglichen Aufzeichnungen nicht mehr feststellbar sind. Wie die gesetzlichen Regelungen in der Praxis umzusetzen sind, erläutern die GoBD im Detail. Hierzu gibt es einige Besonderheiten, die ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch erläutere.
Außerdem möchte ich Sie an dieser Stelle noch auf das Erfordernis der Datensicherheit hinweisen. Schon aus eigenem Interesse werden Sie für eine ausreichende Datensicherung sorgen. In den GoBD wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Buchführung mit nicht ausreichend geschützten Daten nicht als formell ordnungsgemäß angesehen wird. Zu einer Verwerfung Ihrer Buchführung kann es in diesem Fall auch kommen, obwohl Sie sämtliche sonstige Formalitäten eingehalten haben. Daher sollten Sie diesen Punkt auf keinen Fall vernachlässigen.
Elektronische Aufbewahrung
Den gesonderten Abschnitt für die elektronische Aufbewahrung sollten Sie besonders beachten. Denn Ihre nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Die GoBD fassen den Umfang der Aufbewahrungspflichten sehr weit. Aufzubewahren haben Sie danach alle Unterlagen, die zum Verständnis und der Überprüfung der für die Besteuerung grundsätzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Diese allgemeine Aussage ist, und da werden Sie mir beipflichten, besonders in solchen Fällen problematisch, in denen sich erst im Nachhinein herausstellt, welche Unterlagen von Bedeutung gewesen wären. Zwar finden sich in den GoBD einige Beispiele, jedoch keine abschließende Aufzählung aller aufzubewahrenden Unterlagen.
Einer der Kerngrundsätze aus den GoBD zur elektronischen Aufbewahrung ist, eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Ein Ausdruck der Dokumente zur Papierverwahrung in einem Ablageordner verstößt demnach grundsätzlich gegen die GoBD! Umformatierungen und Dateiumwandlungen sind grundsätzlich zugelassen. Bedenken Sie, dass bei Fehlen von geordnet aufzubewahrenden Belegen eine Buchführung nicht ordnungsgemäß ist, und Ihnen eine Gewinnschätzung drohen kann. Daher sollten Sie der elektronischen Aufbewahrung besondere Sorgfalt widmen.
Einscannen von Unterlagen
Einen gesonderten Abschnitt enthalten die GoBD bezüglich des Einscannens der in Papierform erhaltenen Buchführungsunterlagen. Es sind danach umfassende Dokumentierungen zu erstellen. Unter anderem ist festzuhalten, wer die Dokumente gescannt hat und wann dies geschehen ist.
Meldepflichten im Zusammenhang mit der elektronischen Kassenbuchführung
Seit 2020 müssen Sie dem zuständigen Betriebs-Finanzamt die Anschaffung neuer oder die Stilllegung alter elektronischer Kassen innerhalb eines Monats melden.